Programa-Contenido

UNIDAD FORMATIVA 1

UF0347: Sistemas de Archivo y Clasificación de Documentos (30 horas)

1. El Archivo. Concepto y finalidad.- Clases de archivos:Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.

Por su contenido: público o privado.

Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo.

Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.

– Sistemas de registro y clasificación de documentos:Alfabético.

Numérico.

Alfanumérico.

Temático.

Geográfico.

Cronológico.

Otros.

– Mantenimiento del archivo físico:Recursos materiales.

Infraestructura de archivo.

– Mantenimiento del archivo informático:Métodos.

Unidades de conservación.

– Planificación de un archivo de gestión de la documentación:Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada.

Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar.

Sistemas de registro y codificación a implantar.

Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal.

Definición de las formas de acceso al archivo.

Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo.

Elaboración el Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos.

Comunicación a los empleados los procedimientos de acceso.

– Los Flujo gramas en la representación de procedimientos y procesos:Concepto.

Características, tipos, simbología, diseño y elaboración.

2. Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina.- Análisis de sistemas operativos:Evolución, clasificación y funciones.

– Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones:Controladores, parches y periféricos.

– Gestión del sistema operativo:Gestión de procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos.

– Gestión del sistema de archivos:Elementos, funciones y búsquedas.

– Exploración o navegación:Barra de menú.

Barra principal.

Barra de dirección.

Panel Lateral.

Panel de visualización.

Barra de estado.

– Grabación, modificación e intercambio de información:Documentos estáticos y dinámicos.

Vinculación e incrustación de información.

– Herramientas:Compresión y descompresión.

Multimedia.

– Procedimientos para usar y compartir recursos:Configuración de grupos de trabajo.

Protocolos de comunicación.

Servicios básicos de red.

– Optimización de los sistemas:Entorno gráfico y accesibilidad.

– Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas:Catálogo de incidencias.

Reproducción de incidencias y soluciones.

– Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información:Copias de seguridad y mecanismos alternativos.

Programas maliciosos.

– Normativa legal aplicable:Propiedad intelectual.

Ley Orgánica de Protección de Datos.

Código de Comercio.

3. Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la. documentación.- Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo:Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental.

– Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales.Desde el punto de vista de la seguridad.

Desde la óptica del uso la racional de los recursos.

Desde el punto de vista económico.

– Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas.Flujo Paralelo.

Flujo Secuencial.

Flujo Convergente.

Flujo Iterativo.

– Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación:Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales.

Codificación de documentos.

Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: Manual de Archivo y clasificación de documentos.

Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal.

Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de acceso a cada documento.

Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente.

– Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación:UNE

-ISO 15489.

Modelo EFQM de Excelencia.

Otras Normas.

UNIDAD FORMATIVA 2

UF0348: Utilización de las Bases de Datos Relacionales en el Sistema de Gestión y Almacenamiento de Datos (90 horas)

1. Arquitectura y mantenimiento básico de equipos informáticos de oficina- Arquitectura básica de un ordenador: evolución, tipos, elementos y esquemas funcionales:El hardware o soporte físico: unidad central de procesos, adaptadores, dispositivos de almacenamiento y periféricos.

Software o soporte lógico: del sistema, de aplicaciones específicas, otros.

– Utilización de Redes de área local.Concepto de Red de Área Local: (Local Area Network):

Tipos de redes: ethernet, inalámbricas, ATM, otras.

– Instalación de componentes físicos de comunicaciones:Líneas de acceso conmutado, dedicado u otras y equipos asociados.

– Procedimientos de mantenimiento preventivo:Documentación.

Periodicidad.

Reposición de elementos fungibles.

Factores de riesgo.

Seguridad e Integridad de la información.

Documentación de averías.

2. Bases de datos relacionales no complejas.- Concepto de sistema gestor de almacenamiento de datos:Estructura.

Diccionario.

Administrador.

Lenguajes de programación: definición, manipulación y control.

– Planificación y diseño de un sistema gestor de base de datos:Información a incorporar.

Estructura de la base de datos.

Estructura y nomenclatura de las tablas en función del contenido.

Control de redundancia de la información.

Determinación de administrador/res responsable/s del sistema.

Claves y niveles acceso a usuarios.

Restricción de datos: niveles de consulta, actualizaciones, generación de informes.

Sistemas y controles de seguridad: pérdida, modificación o destrucción fortuita de datos.

3. Búsqueda de la información en las bases de datos.- Estructura y tipos de una base de datos:Relacionales.

Documentales.

– Principales funciones de aplicaciones informáticas de gestión:Funciones de base de datos.

Funciones matemáticas.

Funciones estadísticas.

Funciones de búsqueda y referencia.

Funciones de texto.

Funciones lógicas.

Funciones de información.

– Operaciones básicas de bases de datos en hojas de cálculo:Ordenación.

Filtrado.

Validaciones.

Formularios.

Informes.

Subtotales.

Consolidaciones e informes de tablas y gráficos dinámicos.

Vinculación de hojas de cálculo u otro tipo de tablas con bases de datos.

– Comandos. Conceptos generales:Comandos de manipulación y formato: ordenar, filtros, formularios, subtotales,…

Para el análisis de datos: auditoría, referencia circular, formato condicional, escenarios, tablas, buscar objetivos, tablas dinámicas,…

Comandos de utilidad: buscar, reemplazar, proteger, hipervínculo, validación,…

– Los gráficos. Conceptos generales:Tipos de gráficos.

Asistente para gráficos.

Personalización

Utilización de eje secundario.

– Sistemas gestores de bases de datos. Definición:Tipos.

Funcionalidad.

Herramientas.

– Funcionalidades de simplificación de datos:Formatos de presentación de la información: informes y formularios.

4. Búsquedas avanzadas de datos.- Consultas. Elementos de lenguajes consulta de datos: SQL u otros:

– Creación, desarrollo y personalización de formularios e informes avanzados:Definición y tipos de formularios, creación y modificación de un formulario, autoformularios, subformularios y ventana de propiedades: emergente o modal.

Definición de Informe, secciones de un informe, creación y modificación de informes, auto informes, introducción de cálculos y totales, subinformes y creación de etiquetas.

Introducción de imágenes y gráficos.

– Creación y uso de controles:Concepto y tipos.

Controles calculados.

Asignación de acciones.

– Procesos de visualización e impresión de archivos, formularios e informes:Modos de visualización: Formulario o Diseño.

Impresión de un formulario o informe: Vista Preliminar, Configurar página y Cuadro de diálogo Imprimir.

5. Sistematización de acciones repetitivas en las bases de datos.- Creación de macros básicas:Concepto y propiedades de macro.

Asignación de macros a controles.

Creación de una macro con un grupo de macros.

Modificación de macros.

– Generación y exportación de documentos HTML u otros:Generación de una página de acceso a datos con Auto página.

Generación de una página de acceso a datos con un Asistente.

Importación y exportación de una tabla de un archivo HTML.

– Personalización del interfaz de usuario de sistemas gestores de bases de datos:A nivel básico, avanzado y experto.

Objetivos

Aplicar las técnicas de archivo convencional e informático, utilizando los sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados a la información y documentación que se gestiona.

• – Analizar procedimientos de gestión documental tipo, determinando los elementos intervinientes, garantizando la trazabilidad, vigencia y unicidad de los mismos, utilizando sistemas de representación de flujos, a través de aplicaciones informáticas de gestión documental
• – Resolver los problemas e incidencias básicas del equipo informático a nivel de usuario consiguiendo un grado de funcionamiento adecuado.
• – Diseñar bases de datos relacionales básicas y no complejas, de acuerdo con objetivos de gestión diarios, determinando los diferentes archivos de almacenamiento y recuperación de la información junto con las relaciones más adecuadas al tipo de información que contienen.
• – Analizar las utilidades de las aplicaciones informáticas de gestión de bases de datos determinando los formatos más adecuados para la introducción, recuperación y presentación de la información con rapidez y precisión, y de acuerdo con protocolos de organizaciones tipo.
• – Automatizar operaciones repetitivas sencillas y el acceso a la información en las bases de datos, identificando sus instrucciones de ejecución principales y utilizando con precisión las herramientas informáticas disponibles de creación de macros.
• – Analizar los procedimientos que garantizan la integridad, seguridad, disponibilidad y confidencialidad del sistema de gestión informático.

Características del Puesto

• Categoría de Puesto: Certificados de profesionalidad - módulos formativos
• Horas: 120
• Días de conexión: 60