Programa-Contenido

1. El Archivo. Concepto y finalidad.

• Clases de archivos:
• • Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.
  • Por su contenido: público o privado.
  • Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo.
  • Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.
• Sistemas de registro y clasificación de documentos:
• • Alfabético.
  • Numérico.
  • Alfanumérico.
  • Temático.
  • Geográfico.
  • Cronológico.
  • Otros.
• Mantenimiento del archivo físico:
• • Recursos materiales.
  • Infraestructura de archivo.
• Mantenimiento del archivo informático:
• • Métodos.
  • Unidades de conservación.
• Planificación de un archivo de gestión de la documentación:
• • Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada.
  • Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar.
  • Sistemas de registro y codificación a implantar.
  • Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal.
  • Definición de las formas de acceso al archivo.
  • Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo.
  • Elaboración el Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos.
  • Comunicación a los empleados los procedimientos de acceso.
• Los Flujo gramas en la representación de procedimientos y procesos:
• • Concepto.
  • Características, tipos, simbología, diseño y elaboración.

2. Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina.

• Análisis de sistemas operativos:
• • Evolución, clasificación y funciones.
• Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones:
• • Controladores, parches y periféricos.
• Gestión del sistema operativo:
• • Gestión de procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos.
• Gestión del sistema de archivos:
• • Elementos, funciones y búsquedas.
•  Exploración o navegación:
• • Barra de menú.
  • Barra principal.
  • Barra de dirección.
  • Panel Lateral.
  • Panel de visualización.
  • Barra de estado.
• Grabación, modificación e intercambio de información:
• • Documentos estáticos y dinámicos.
  • Vinculación e incrustación de información.
• Herramientas:
• • Compresión y descompresión.
  • Multimedia.
• Procedimientos para usar y compartir recursos:
• • Configuración de grupos de trabajo.
  • Protocolos de comunicación.
  • Servicios básicos de red.
• Optimización de los sistemas:
• • Entorno gráfico y accesibilidad.
• Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas:
• • Catálogo de incidencias.
  • Reproducción de incidencias y soluciones.
• Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información:
• • Copias de seguridad y mecanismos alternativos.
  • Programas maliciosos.
• Normativa legal aplicable:
• • Propiedad intelectual.
  • Ley Orgánica de Protección de Datos.
  • Código de Comercio.

3. Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la. documentación.

• Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo:
• • Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental.
• Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales.
• • Desde el punto de vista de la seguridad.
  • Desde la óptica del uso la racional de los recursos.
  • Desde el punto de vista económico.
• Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas.
• • Flujo Paralelo.
  • Flujo Secuencial.
  • Flujo Convergente.
  • Flujo Iterativo.
• Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación:
• • Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales.
  • Codificación de documentos.
  • Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: Manual de Archivo y clasificación de documentos.
  • Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal.
  • Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de acceso a cada documento.
  • Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente.
• Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación:
• • UNE
• ISO 15489.
• • Modelo EFQM de Excelencia.
  • Otras Normas.

Objetivos

• Describir la finalidad de organizar la información y los objetivos que se persiguen
• Identificar los soportes de archivo y registro más utilizados en función de las características de la información a almacenar
• Explicar las técnicas de organización de información que se pueden aplicar en una institución pública o privada
• Diferenciar los sistemas de ordenación, clasificación y registro documental habituales en las organizaciones
• Aplicar las técnicas de registro y archivo de la información, pública y/o privada, que faciliten el acceso, la seguridad y la confidencialidad de la documentación en soporte papel
• Ejecutar los procedimientos que garanticen la integridad, seguridad, disponibilidad y confidencialidad de la información
• Utilizar las prestaciones básicas y asistentes de aplicaciones informáticas de bases de datos para la obtención y presentación de información, creando las consultas, informes y otros objetos personalizados en función de unas

Características del Puesto

• Categoría de Puesto: Administración y gestión, Certificados de profesionalidad - módulos formativos
• Horas: 30
• Días de conexión: 15